Avere un ottimo database per telemarketing è la chiave per avere un’attivitá di vendita di successo, purché svolta in modo professionale, organizzato e mai improvvisato. Il piano d’azione dev’essere studiato dall’inizio nei minimi dettagli, analizzato ed all’occorenza anche modificato per renderlo migliore e piú accattivante. Tuttavia a volte capita di concentrarsi cosí tanto su ció che accade dopo la fatitidca parola “Pronto” che si rischia di tralasciare la preparazione che vi sta dietro, aspetto di cruciale importanza per un telemarketing di successo.
La lista dei contatti che, utilizzando la terminologia inglese viene chiamata contact list, altro non è che la base dati in cui si trovano tutti i numeri di telefono da contattare uno per uno per portare a termine la campagna di telemarketing. È possibile che l’azienda possegga una propria lista di contatti raccolta in anni di lavoro sul campo ma, soprattutto se gli obiettivi sono la crescita e l’espansione territoriale, è certo che il database per telemarketing sia stato acquistato da professionisti che si adoperano per raccogliere costruire e mantenere aggiornate queste importantissime liste di prospect.
1. Puntare sulla qualità del database 
La qualità del database per telemarketing che si acquista è di fondamentale importanza. Se infatti paragonassimo l’attività di telemarketing alla coltivazione degli ortaggi allora l’albero fonico, le tecniche di vendita, le strategie di persuasione ed il processo di conclusione del contratto sarebbero il vostro trattore. E più il trattore lavora bene e più frutti darà il campo su cui si semina. Certo, a patto che il terreno su cui si semina sia fertile! Su un terreno arido e sterile anche il migliore dei trattori non produce alcun frutto. Ecco, in questa metafora possiamo tranquillamente assegnare alla lista di numeri di telefono a disposizione il ruolo del terreno da coltivare. Una buona lista quindi produrrà molti più contratti a parità di numero di chiamate effettuate.
2. Rispetto della privacy
Focalizzeremo l’attenzione sul cruciale aspetto del reperimento del dato nel rispetto dalle nuova normativa sulla privacy, sulla segmentazione della lista, una tecnica utilizzata per aumentarne sensibilmente l’efficacia ed infine il rispetto per l’utente misurabile da quanto la lista fornita risulti “stressata”, vale a dire a quanta attività di contatto telefonico sia stata fatta di recente sul quella lista e su quel singolo cliente. Va da sé, minori sono stati i tentativi di vendita precedenti attraverso campagne di telemarketing e maggiormente predisposto all’acquisto sarà il cliente contattato.
La qualità della lista si misura anche dalla qualità dei singoli dati raccolti. I numeri di telefono devono essere completi, corretti e raccolti nel rispetto delle normative a protezione dei dati personali dell’utente. La nuova normativa GDPR ha introdotto delle norme più stringenti ed è quindi fondamentale assicurarsi che l’attività di raccolta e comunicazione dei dati avvengano nel rispetto proprio della legge sulla privacy. Le imprese serie che svolgono la raccolta dei dati per i teleselling riescono a garantire e a dimostrare la qualità e la liceità del dato, proteggendo così il teleseller e il cliente da possibili sanzioni a seguito di controlli sull’attività svolta.
3. Segmentazione e aderenza al target
Segmentare una lista di contatti per il telemarketing significa distinguere i possibili nuovi utenti in gruppi omogenei per caratteristica di osservazione. In questo modo è possibile concentrare i propri sforzi di vendita soltanto su un sottogruppo di contatti che a seconda della nostra analisi hanno una migliore possibilità di essere convertiti in clienti. Per ottemperare a questa funzione è necessario che il database di partenza sia stato raccolto con scrupolo e che contenga un elevato numero di contatti eterogenei, in linea con il target della campagna.
La lista di contatti individuata dopo la segmentazione risulta di maggior qualità e quindi ha una maggior capacità di convertire il contatto in un contratto poiché ha una maggiore aderenza con quello che è il target della campagna di telemarketing. Infatti una lista di nominativi utilizzata senza criteri di selezione del target comporta un maggior dispendio di energie e risorse anche finanziarie per arrivare ad ottenere i risultati che una buona lista di contatti aderenti al target obiettivo realizzerebbe con un minor numero di chiamate effettuate.
Presupposto per l’efficacia della segmentazione è l’abbondanza e la numerosità elevata di contatti del dataset di partenza. Infatti, quando un database è poco numeroso selezionare le caratteristiche del contatto anche per caratteristiche molto semplici come sesso, età e provincia di residenza rischia di produrre un abbattimento della numerosità della lista così importante da risultare esigua, che rischia di essere facilmente replicata per essere utilizzata da altre società di telemarketing che, battendo il campo per primi, indispongono il possibile cliente ad ulteriori acquisti futuri. Al contrario un database di partenza numeroso può permettere di andare più in profondità con la segmentazione abbinando più voci di scelta, ottenendo comunque una lista sufficientemente numerosa per operare l’attività di vendita.
4. Il rispetto dell’utente
Il concetto di lista stressata è molto importante. Si definisce infatti lista stressata un elenco di contatti che è stato ripetutamente utilizzato per campagne di telemarketing e che quindi negli ultimi tempi ha ricevuto un numero di chiamate così elevato da indispettirlo e renderlo più resistente alla conversione da prospect a cliente. Avere a disposizione dei database per telemarketing non stressati comporta un miglioramento di tutti gli indicatori chiave di una campagna di vendita. Per la stessa ragione anche l’utilizzo da parte dell’azienda di una lista di contatti deve avvenire nel massimo rispetto del cliente.
Bisogna quindi evitare di chiamare insistentemente più volte al giorno, lasciar trascorrere qualche giorno tra una chiamata non risposta e l’altra, chiamare alle ore più opportune evitando se possibile sabati e domeniche ed infine registrare l’esito della chiamate ed evitare in ogni modo di telefonare una seconda volta se già alla prima chiamata era parsa evidente la volontà di non procedere con l’acquisto da parte dell’utente.
