Nel direct marketing, oltre alle regole astratte previste dalla legge, esistono alcune regole di comportamento in concreto che è bene adottare per evitare usi non consentiti di dati personali. Tali regole si basano su criteri di precauzione, prevenzione e rispetto delle indicazioni ricevute dai propri referenti interni.
Un elemento centrale previsto da queste regole è l’importanza attribuita alla condivisione delle informazioni. Ogni persona che presta la sua attività all’interno di un ufficio può dare un significativo contributo per prevenire problemi di illegittimo trattamento dei dati personali, segnalando alle strutture preposte anomalie, richieste ricevute dagli interessati o problemi specifici. La collaborazione è essenziale per il corretto uso dei dati da parte di tutti i componenti dell’organizzazione.
Ecco le dieci regole:
1. Custodire in modo riservato banche dati, contratti e comunque ogni documentazione raccolta nello svolgimento dell’attività lavorativa.
2. Prevedere cautele organizzative per garantire che tutte le persone con cui si collabora siano informate sulle regole di riservatezza adottate per proteggere i dati ed impartire adeguate istruzioni per evitare abusi per negligenza, imprudenza o imperizia.
3. Verificare sempre l’origine dei dati utilizzati per l’effettuazione di autonome campagne promozionali.
4. In caso di utilizzo dei dati per l’invio di materiale promozionale ricordarsi di verificare che la persona che si contatta abbia fornito il consenso, salvo che il dato provenga da elenchi pubblici.
5. Informare prontamente il proprio referente qualora un interessato formuli un’istanza per l’esercizio dei suoi diritti. In particolare ACE European Group Ltd. prevede che ogni richiesta relativa al trattamento di dati personali ricevuta dall’esterno venga comunicata all’ufficio legale, che è la struttura preposta a gestire tali richieste in prima battuta.
6. Evitare di utilizzare liste di nominativi ed indirizzi quando non ne è certa la provenienza o il fornitore si è rifiutato di dichiarare per iscritto che l’uso dei dati per fini di comunicazione commerciale è consentito ai sensi della vigente normativa, esonerando da qualsiasi conseguenza derivante da tale uso.
7. Adottare tutte le misure di sicurezza informatiche previste dal sistema fornito dalla società quando ci si connette alla rete predisposta per il collegamento alla banca dati.
8. Segnalare al proprio referente qualsiasi anomalia riscontrata nella qualità dei dati presenti nel database della società.
9. Adottare ogni precauzione nello svolgimento di attività di raccolta fondi che prevedono l’utilizzo di dati personali (invio di materiale per posta, email o ricerche di mercato con strumenti di telemarketing), al fine di prevenire ogni forma, anche per mera negligenza o imperizia, di illecito utilizzo di dati personali.
10. Ferma restando la responsabilità del singolo utilizzatore del database, attenersi alle istruzioni che sono state e che verranno impartite dalla società per garantire la corretta gestione dei dati stessi.
Tratto dal libro “Telemarketing Best Practices – Come trovare nuovi client e migliorare le vendite”.
