Para la mayoría de las empresas tener una base de datos de calidad es una buena estrategia de email marketing y un objetivo común. No obstante, cuando no se tiene una base de datos bien organizada, es muy posible que los resultados no sean los esperados, e incluso, se corre el riesgo de acabar en el spam. Pero, ¿realmente qué es una base de datos de calidad y cómo evitar el spam?
Cuando hablamos de base de datos, nos referimos al conjunto de datos e información estructurada y organizada vinculada con clientes, negocios, prospectos, etc. Gracias a esta recopilación, las empresas pueden hacer un seguimiento adecuado a cada cliente, y con ello, garantizar mayor fidelización, ventas y promoción de la marca.
El objetivo de una base de datos de calidad va mucho más allá de ser un sistema en el que solo se almacenen los datos, pues se trata de una organización que nos permite analizar, segmentar, crear experiencias personalizadas y tomar decisiones adecuadas.
Cuando se tiene una base de datos desactualizada, imprecisa o desorganizada, llegar al cliente adecuado se puede convertir en un gran problema y la imagen de tu marca puede quedar expuesta de forma inconveniente. A continuación te contamos todo lo que debes saber para tener una base de datos de calidad y evitar el spam.
Base de datos de calidad para evitar el spam
Trabajar con un sistema de base de datos no significa tener un gran número de datos, el trabajo que debe hacerse es mucho más dedicado. Lo principal es delimitar muy bien de qué tipo de base estamos hablando. En este sentido, en cualquier sistema de gestión de base de datos se pueden considerar diferentes tipos de datos: datos personales, correo electrónico, número telefónico, intereses, gustos y preferencias, etc.
Esta información se analiza y se ordena atendiendo a cualquiera de los tipo de bases que se desee gestionar. Fundamentalmente, existen tres tipos de base de datos: En red, jerárquicas y bases de datos relacionales, este último, el más utilizado y apto para la gestión de bases de datos de una empresa.
Ahora bien, las bases de datos distribuidas y bien organizadas, por lo general, se elaboran en hojas de cálculo y se componen de tablas (filas y columnas), en donde se colocan los registros y campos conforme al tipo de base. La clave de tener una base de datos de calidad es contar con un buen sistema de Gestión de Bases de Datos. De modo que cuando se tiene estructurada y organizada la información, aseguras el éxito de tu campaña y evitas que tus correos vayan a spam.
¿Cómo una base de datos de calidad evita el spam?
Se tienen varias formas de adquirir una base de datos, realmente el panorama es muy arriesgado. No obstante, para conseguir una base sólida de email marketing, se tienen empresas profesionales, es decir, expertos en creación, análisis y almacenamiento de base de datos que cuentan con estrategias y sistemas actualizados de captación y segmentación de información. Aun así, cuando se tienen estos sistemas de bases es muy importante actualizarlos y enriquecerlos constantemente.
Ahora bien, para evitar que tus correos se vayan a spam nunca compres una base de datos y, si tienes una base de datos que has creado de forma adecuada, segméntala, enriquécela y revísala permanentemente. Además, límpiala constantemente, de modo que:
Elimina los correos electrónicos no deseados
Esto consiste en limpiar tu base de datos de email marketing y garantizar que cada uno de los contactos de tu lista realmente se encuentre interesado en recibir información de tu empresa.
- Es importante eliminar los emails rebotados, sobre todo, los que provengan de rebotes duros. ¿Qué quiere decir esto? Eliminar aquellos correos que, por ejemplo, ya no existan, o hayan sido bloqueados por el servidor, ya que estos rebotes no tienen solución.
- Facilita la posibilidad de eliminar la suscripción. Contar con un gran número de suscriptores no tiene ningún valor para tu campaña, especialmente, si estos no se interesan por tu marca. En estos casos proporciona facilidades para quienes deseen eliminar su suscripción.
- Descubre aquellos contactos de baja calidad, es decir, personas que no han consentido explícitamente ser parte de tu base de datos. Cuando detectes estos contactos, tienes dos opciones: reconfirmar su consentimiento o eliminarlo.
Organiza detenidamente los datos
Si has logrado eliminar esos clientes que no desean recibir tus correos, lo siguiente es organizar tu base de datos.
- Formatear los datos. Consiste en usar un formulario unificado que permita tener una base de datos bien organizada. Evitar en lo posible caracteres no deseados, espacios en blanco innecesarios y usar texto completo.
- Considerar desplegables con respuestas cerradas. En este caso es conveniente optar por una nomenclatura estándar que permita recoger con más claridad la información en atención a los intereses de la empresa y tendencias del cliente.
- Eliminar datos que se repitan. Es muy importante revisar la base de datos y percatarse de que no existan contactos que se repitan y, si los hay, eliminarlos.
Mantener buenas prácticas de limpieza de bases de datos
La revisión y el mantenimiento de una base de datos actualizada y limpia debe ser un ejercicio regular sobre una base de datos que se gestione de forma correcta. Por ello, se recomienda:
- Repetir el proceso de depuración de datos, por lo menos, una vez al mes. Todo también dependerá de la dinámica de la empresa y de las actualización que haga.
- Aplicar una estrategia de lead scoring (un algoritmo que permite evaluar la calidad de los datos de email marketing) con el propósito de determinar el estado de nuestra base de datos y poder actuar de forma eficiente. Por ejemplo, asignamos una puntuación en función de las respuestas que se obtengan en el formulario de primer registro. Una vez analizados los resultados, establecemos una clasificación que nos permitirá hacer una distribución o segmentación más precisa con relación a los diferentes tipos de clientes que forman parte de la base de datos. Teniendo esta información, la empresa podrá dirigir sus productos o servicios en atención al comportamiento observado.
Finalmente, es importante tener presente dos conceptos clave en una base de datos de calidad: la integridad y la calidad de los datos. La integridad, hace referencia a la precisión y consistencia de los datos. Algunos expertos señalan que la integridad puede ser de dos tipos: física y lógica. Hablamos de integridad física cuando los datos se protegen en físico, para lo que se considera su almacenamiento, uso y flujo entre plataformas.
De hecho, muchas empresas utilizan datos en la nube. Ahora bien, la integridad lógica se centra más en los datos de forma, es decir, está enfocada en lograr que la información esté correcta y en un buen formato. Para que haya integridad lógica se utilizan procesos y sistemas adecuados.
Por su parte, la calidad tiene que ver con la relevancia de los datos y que tan útiles son para los propósitos empresariales. No es lo mismo, solo tener un conjunto de datos, que contar con información que sea relevante.
