Beneficios De Una Base De Datos En Una Empresa

Big Data & Small Data

Si has llegado hasta este artículo es porque también tú quieres saber los beneficios de una base de datos en una empresa. Partamos de un concepto muy simple. ¿Hoy en día preferimos dirigirnos a un público general o a uno específico? O, lo que sería lo mismo en otras palabras, cuando invertimos tiempo y dinero, ¿queremos tratar de conseguir los mejores resultados? Evidentemente, sí. Y aplicando una lógica simple, en función o servicio que se ofrezca, tendremos un público objetivo.

Esto no quiere decir que, fuera de nuestro target no podamos encontrar clientes potenciales. Lo que estamos diciendo es que es más fácil que nos compren lo que vendemos aquellas personas que sí tienen interés en lo que se les ofrece. Es aquí donde entra la importancia de las bases de datos.

Las bases de datos permiten, entre otras cosas, segmentar a los clientes. Cuando definimos a nuestro público objetivo tenemos que saber cosas como dónde vive, qué edad tiene, su sexo, sus preferencias… Con toda esa información, de una parte, podemos saber si lo que nosotros ofrecemos le interesa. Y, de otra, si podemos hacer, en el caso, que le llegue interesar. A veces, no es una cuestión de las necesidades que tengan sino de las que se les puedan llegar a crear.

Como las campañas de marketing cuestan, porque siempre hay detrás un equipo y se dedica tiempo y dinero, con las bases de datos podemos decir que ahorramos. Ya no es una cuestión de lanzar campaña tras campaña en diversos medios y redes sociales sino tratar de apuntar a un público concreto.

Por el momento, ya hemos visto la razón principal del porqué contar con una base de datos se gestiona en una empresa para tratar de reducir el público al que se dirige, pero ésta no es la única ventaja. Pasamos a resumir las más importantes.

Beneficios de una base de datos en una empresa

Como podrás imaginar ha habido una evolución de las bases de datos también. El punto clave aquí es entender que cosas como el email marketing llegaron a ser algo masificado. Al principio se veían como una novedad y la gente lo apreciaba. Pero, ¿qué es lo que pasa? Pues que cuando nos llegan todos los días emails de empresas nuestro buzón se satura y no tenemos ganas de seguir abriéndolos.

He aquí la evolución de las bases de datos porque siempre está la pregunta de ¿cómo hacer que mi correo se diferencie de los demás? O, lo que sería lo mismo, ¿cómo evitar que cancelen la suscripción o que, simplemente, se queden en el spam? Se han ido perfeccionando, ampliando factores y actualizando.

Eso sí, para obtener los mejores resultados en esto del email marketing, no sólo basta con tener una base de datos, lo mejor es contar con empresas especializadas en el sector. De lo que no cabe duda es de que es y seguirá siendo una herramienta muy poderosa si sabe emplear bien. Y ésta, sin las bases de datos no puede existir. Es lo que vendría siendo la gestión de las bases de datos para email marketing

Pero, volvamos al resto de las ventajas de nuestras bases de datos. Y, entre ellas, destacan:

Big data

Aunque se empiece por una base da datos modesta, los datos almacenados en una empresa suelen llegar a ser, prácticamente, masivos. Es lo que se denomina como big data. 

Sólo gracias a las bases de datos tenemos la capacidad, no sólo de almacenarlos sino de hacerlo con un cierto sentido y orden, de tal manera que podamos hacer uso de ellos en nuestro beneficio sin perdernos en una marea de información.

Esto, como se podrá imaginar, es más relevante cuanto mayor sea la empresa en sí. En esos casos, la gestión de base de datos será esencial, aunque bien es cierto que es algo que se debería aplicar a cualquier empresa y ya desde los inicios de la misma.

Compartir los datos

Esta ventaja es de lo más útil cuando nos estamos refiriendo a una empresa grande que tiene diferentes equipos o sedes. Lo que ocurrirá al contar con una base de datos es que todos ellos podrán acceder a una información común y compartirla. De este modo, no hay límites con independencia de cuán grande sea la empresa o donde se puedan encontrar los empleados. Así, el flujo de trabajo no se ve interrumpido y todos pueden trabajar con todos, haciendo que el equipo sea mucho más eficiente.

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CRM Customer relationship

La Gestión o Administración de las Relaciones con el Cliente (que se viene a denominar, por sus siglas en inglés, como CRM) es fundamental. En el caso de contar con una buena base de datos lo que tendremos en acceso a información útil de manera fácil y rápida. Siendo así, el servicio que le podremos dar a nuestros usuarios será mejor.

Elimina tener información repetida

Una buena base de datos tendrá la información centralizada. De no ser así, podemos cometer el error de contar con información duplicada lo que nos puede llevar a cometer errores en las cuentas y a no dar un servicio idóneo a los clientes. Por eso, este es otro de los grandes beneficios de una base de datos en una empresa.

Mejora la productividad

Un poco todo lo que hemos visto hasta el momento. Con una base de datos la información cuenta con un orden, nos evitamos que la misma información aparezca en diferentes lugares y, además, es más fácil acceder a ella. Como consecuencia de todo esto, la productividad de la empresa mejora.

Información digitalizada

Hasta las empresas más antiguas tienen que dar el salto y darse cuenta de que tener una base de datos es de lo más ventajoso, incluso por el hecho de que ocupa menos espacio que la de papel. 

Lógicamente el cambio entre una y otra será un poco pesado, pero es un esfuerzo que hay que hacer una sola vez y que, sin lugar a dudas, merece la pena también por esto.

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Mayor seguridad

Las bases de datos se pueden limitar en función del nivel de acceso que le queramos dar a los usuarios. De esta manera, por cuestiones de seguridad y confidencialidad, podemos hacer que solo una parte de plantilla vea cierta información.

Mantenimiento Sencillo

Cuando tenemos todo este tipo de información digitalizada la podemos optimizar y mantener de una manera muy sencilla y, a la vez, económica.

Hasta aquí serían los principales beneficios de una base de datos en una empresa. Con esto ya bastaría para plantearse el tenerla. Igualmente, y para ser 100% justos, pasemos a ver algunas de sus desventajas.

Desventajas de las bases de datos

 Memoria

Tampoco es para exagerar pero, lógicamente, cuantos más datos posea una empresa, más capacidad de memoria necesitaremos para que ésta los almacene. Además, no será una cuestión de almacenaje sino de que se pueda acceder a la base de datos de una manera eficaz. Por eso, una pequeña inversión en una memoria amplia, siempre es recomendable.

Coste

Son muchos los beneficios de una base de datos en una empresa pero, lógicamente esto conlleva un precio. Este tipo de software suele tener un coste elevado y requerir de actualizaciones porque es una tecnología que evoluciona rápidamente. Eso sí, es una inversión que merece la pena.

Posibles errores

Al depender de la tecnología, hasta cierto punto también nos hacemos más vulnerables. Si de repetnte hay un problema con la corriente, la base de datos puede quedar inaccesible pero este es un argumento que bien podría aplicarse a los mismos ordenadores o impresoras, por poner dos ejemplos. En cualquier caso, no debería ser un motivo para no dar este salto de calidad donde solo se puede ganar.

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